Kapazitätsrechnung und Kalkulation

In jedem Unternehmen, das Güter produziert oder Dienstleistungen erbringt, spielt die Kapazitätsrechnung eine zentrale Rolle. Sie liefert die Grundlage dafür, wie viele Stunden im Jahr effektiv gearbeitet werden können – und dient somit als Basis für die Kalkulation von Preisen, Stundensätzen und der Wirtschaftlichkeit.

Was bedeutet „Kapazität“?

Der Begriff Kapazität beschreibt in der Wirtschaft die maximal mögliche Leistungsmenge, die in einem bestimmten Zeitraum erbracht werden kann – z. B. wie viele Stunden ein Arbeitsplatz pro Jahr „zur Verfügung“ steht. Daraus leitet sich ab, wie viele Aufträge ein Betrieb abwickeln kann und wie hoch seine Kosten pro Stunde sind.

Arbeitsplatzkapazität

Die Arbeitsplatzkapazität beschreibt die theoretisch maximale Zeit, in der ein Arbeitsplatz im Jahr verfügbar wäre – also „der Betrieb ist geöffnet“ ist.

Beispielrechnung:

Beschreibung	Tage	Stunden
Kalendertage	365
– Wochenenden (52 Wochen * 2 Tage)	-104
– Feiertage (angenommen ca.)	-10
= Arbeitstage (Arbeitsplatzkapazität)	= 251	251 * 8 = 2.008 Std.

Erklärung:
In einer 5-Tage-Woche mit 8 Stunden pro Tag ergibt sich bei 251 Arbeitstagen im Jahr eine Arbeitsplatzkapazität von 2.008 Stunden/Jahr.

Diese Zeit ist jedoch nicht gleich produktiv nutzbar – es handelt sich nur um die maximal mögliche „Öffnungszeit“.

Plankapazität (auch: Mannkapazität)

Die Plankapazität bezeichnet die tatsächlich nutzbare Arbeitszeit pro Jahr. Hier werden Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit oder Schulungen abgezogen.

Beschreibung	Tage	Stunden
Arbeitsplatzkapazität	251	2.008 Std.
– Urlaubstage	-25
– Bezahlte Arbeitsverhinderung (z. B. Schulung)	-5
– Krankheitstage	-10
Überstünden	0
Springer / Aushilfen	0
= Plankapazität	= 211	211 * 8 = 1.688 Std.

Die Plankapazität beträgt in diesem Fall 1.688 Stunden/Jahr.

Beschäftigungsgrad (B°)

Der Beschäftigungsgrad gibt an, wie viel Prozent der Arbeitsplatzkapazität tatsächlich produktiv geplant ist.
Mit anderen Wörtern: Der Beschäftigungsgrad ist das Verhältnis von geplanter Auslastung zur verfügbaren Kapazität, meist in Prozent.
Er berechnet sich so:

Formel:
B° = Plankapazität ÷ Arbeitsplatzkapazität * 100

Beispiel:
B° = 1.688 ÷ 2.008 * 100 = ca. 84 %

Erklärung:
Der Beschäftigungsgrad sagt also: 84 % der theoretischen Zeit wird tatsächlich eingeplant.

Hilfszeiten, Fertigungszeiten und Nutzungsgrad (N°)

Fertigungszeiten

Das ist die tatsächliche Arbeitszeit, die direkt für Kundenaufträge verwendet wird.

Hilfszeiten

Dazu zählen alle Arbeitszeiten, die nicht unmittelbar einem Auftrag zugeordnet werden können, z. B.:

• Arbeitsplatz reinigen
• Wartezeit auf Material
• kleine Reparaturen
• administrative Tätigkeiten

Hilfszeiten sichern die Betriebsfähigkeit, erzeugen aber keinen direkten Output.

Nutzungsgrad (N°)

Der Nutzungsgrad gibt an, wie viel Prozent der Plankapazität tatsächlich für produktive Auftragsarbeit genutzt wird.

Formel:
N° = Fertigungsstunden ÷ Plankapazität * 100

Beispielrechnung:

• Plankapazität: 1.688 Std.
• Nutzungsgrad: 85 %

Fertigungsstunden = 1.688 * 85 ÷ 100 = ca. 1.434 Stunden

Stundensatz berechnen (Platzkostenrechnung)

Zur wirtschaftlichen Planung muss man wissen, wie teuer eine produktive Arbeitsstunde ist.

Formel:
Stundensatz = Arbeitsplatzkosten (€/Jahr) ÷ Stunden (h/Jahr)

Variante	Bezugsgröße	Stunden pro Jahr	Formel	Ergebnis
Fertigungsstunden	Nur tatsächlich produktive Stunden für Aufträge	1.434 Std.	36.000 € ÷ 1.434 Std.	ca. 25,10 €/h
Plankapazität	Tatsächlich besetzte Arbeitszeit (inkl. Meetings, Reinigung etc.)	1.688 Std.	36.000 € ÷ 1.688 Std.	ca. 21,32 €/h
Arbeitsplatzkapazität	Maximal mögliche Jahresarbeitszeit (inkl. Urlaub etc.)	2.008 Std.	36.000 € ÷ 2.008 Std.	ca. 17,93 €/h

Wir gingen davon aus, dass das Einkommen eines durchschnittlichen Angestellten 36000 € im Jahr ist.

Wichtige Begriffe

Begriff	Bedeutung
Arbeitsplatzkapazität	Theoretische maximale Einsatzzeit des Arbeitsplatzes
Plankapazität	Tatsächliche verfügbare Zeit nach Abzug von Urlaub, Krankheit etc.
Beschäftigungsgrad B°	Verhältnis von Plankapazität zu Arbeitsplatzkapazität
Hilfszeiten	Nicht-produktive, aber notwendige Tätigkeiten
Fertigungszeiten	Direkt produktive Arbeitszeit für Kundenaufträge
Nutzungsgrad N°	Verhältnis von Fertigungszeit zur Plankapazität
Stundensatz	Kosten pro Stunde produktiver Arbeit auf Basis der Platzkostenrechnung

Ausblick: Warum das alles wichtig ist

Die Kapazitätsrechnung ist nicht nur ein mathematisches Hilfsmittel, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument:

• Sie hilft, realistische Zeitpläne zu erstellen.
• Sie erlaubt die korrekte Kalkulation von Angeboten.
• Sie zeigt frühzeitig Engpässe und Überlastungen auf.
• Sie trägt dazu bei, den Stundensatz fair und wirtschaftlich zu gestalten.

Nur wer seine Kapazitäten realistisch einschätzt, kann wettbewerbsfähig kalkulieren.